1. PENGADAAN SUMBER DAYA
MANUSIA
Pengadaan adalah upaya prses untuk
memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan
tenaga kerja yang dibutuhkan guna mencapai tujuan organisasi. Proses ini dimulai ketika para pelamar dicari dan
berakhir ketika
lamaran-lamaran
mereka diserahkan/ dikumpulkan.
Tujuan pengadaan adalah Menerima pelamar
sebanyak-banyaknyasesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjaring
calon karyawan dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik.
A.
Kegiatan
Pengadaan Tenaga Kerja
1.
Perencanaan
Tenaga Kerja
Perencanaan
tenaga kerja adalah langkah –langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna
lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk
menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat dan pada waktu
yang tepat kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang
telah dan akan ditetapkan.
Perencanaan
tenaga kerja(Sumber Daya Manusia), mencakup :
1)
Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan ?
2)
Kapankah karyawan akan dibutuhkan?
3)
PKK spesifik apakah yang dibutuhkan?
4)
Tujuan keragaman yang harus dipenuhi?
Manfaat
perencanaan Sumber Daya Manusia , yaitu :
1) Organisasi
dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara
lebih baik.
2) Melalui
perencanaan Sumber Daya Manusia yang matang produktivitas kerja dari tenaga
kerja uang sudah ada dapat ditingkatkan.
3) Perencanaan
berkaiatan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja baik jumlah maupun
kualitas tenaga kerja.
4) Penanganan
informasi ketenagakerjaan (jumlah,masa kerja,status,jumlah penghasilan)
5) Sebagai
alat penelitian.
6) Dasar
bagi penyusunan program kerja
Pembagian
umum tanggung jawab perekrutan, yaitu :
Unit Sumber Daya
Manusia :
·
Meramalkan kebutuhan perekrutan
·
Menyiapkan salinan untuk iklan dan kampanye
perekrutan
·
Mengaudit dan mengevaluasi semua aktivitas
perekrutan
·
Merencanakan dan melaksanakan usaha-usaha
perekrutan
|
Manager :
·
Mengantisifikasi kebutuhan akan karyawan untuk
mengisi lowongan
·
Menentukan PKK yang dibutuhkan dari pelamar.
·
Membantu usaha perekrutan dengna informasi
mengenai kebutuhan-kebutuahn pekerjaan
·
Meninjau keberhasilan/kegagalan dari aktivitas
perekrutan.
|
2.
Menentukan
Kebutuhan Tenaga Kerja.
Menentukan
kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini
dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat
dihindarkan dan semua perkerjaan dapat dikerjakan. Menentukan kebutuhan tenaga
kerja haruslah menentukan jumlah masing-masing jenis karyawan yang diperlukan.
Dengan cara melakukan peramalan/proyeksi terhadap kebutuhan perusahaan untuk
suatu periode tertentu. Tujuan penarikan tenaga kerja adalah untuk
mempertemukan perusahaan dengan para pelamar yang potensial.
Ada 2 cara
pendekatan peramalan kebutuhan tenaga kerja, yaitu :
1) Analisa
beban kerja (work load analysis)
Adalah
penentuan jumlah karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja
tertentu atau menentukan beban kerja ke dalam man hours (beban kerja per orang
per jam kerja).
2) Analisa
kebutuhan tenaga kerja (work force analysis)
Adalah
menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kebutuhan kerja .
Menentukan
kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kepada informasi faktor internal dan
eksternal perusahan.
Faktor internal dan eksternal
perusahaan adalah sebagai berikut :
a.
Jumlah produksi
b.
Ramalan-ramalan usaha
c.
Perluasan perusahaan
d.
Perkembagn teknologi
e.
Tingkar permintaan dan penawaran tenaga
kerja
f.
Perencanaan kerja pegawai.
3.
Penarikan
Tenaga Kerja
Penarikan tenaga
kerja adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar
lowongan pekerjaan yang ada dalamsuatu perusahaan. Faktor – faktor yang mempengaruhi
pelamar adalah sebagai berikut :
a. Balas
jasa yang diberikan
b. Status
karyawan
c. Kesempatan
promosi
d. Job
spesification
e. Metode
penarikan
f. Solidaritas
perusahaan
g. Peraturan
perburuhan
h. Penawaran
tenaga kerja
Proses
penarikan tenaga kerja yang baik adalah sebagai berikut :
1) Penentuan
dasar penarikan
Dasar pemikiran
penarikan berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk
menduduki jabatan tersebut. Job specification harus diuraikan secara terperinci
dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang ditentukan oleh
lowongan kerja tersebut.
2) Penentuan
sumber –sumber penarikan
Setelah
diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan, harus ditentukan
sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan berasal
dari internal dan eksternal perusahaan.
a. Sumber internal
Sumber
internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowongan diambil
dan dalam perusahan tersebut, yakni dengan cara memutasiakn atau memindahkan
karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan tersebut.Pemindahan keryawan bersifat
vertikal (promosi ataupun domosi) maupun bersifat horizontal.
Proses
perekrutan internal dapat menggunakan :
1.
Basis data organisasional.
Keuntungan dari adanya
basis data tersebut adalah bahwa mereka dapat dihubungkan dengan
aktivitas-aktivitas SDM lainnya dan kesempatan internal untuk individu-individu
dapat diidentifikasikan.
2.
Pengumuman pekerjaan
Pengumuman pekerjaan
adalah sebuah sistem dimana pemberian kerja menyediakan pemberitahuaan akan
adanya lowongan pekerjaan dan calon keryawan merespon dengan melamar. Tujuan dari pengumuman pekerjaan adalah untuk
menyediakan kesempatan bagi para karyawan untuk berpindah dalam organisasi.
3.
Promosi dan transfer pekerjaan.
Organisasi memilih
untuk mengisi lowongan melalui romosi atau transfer dari dalam jika
dikemungkinkan. Kekurangna dari promosi dan trasfer adalah kinerja seseorang
pada setu pekerjaan belum tentu dapat menjadi prediktor yang baik pada kinerja
di pekerjaan yang lain.
Kebaikan-kebaikan sumber internal:
1.
Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan
karyawan
2.
Perilaku dan loyalitas keryawan semakin
besar terhadap kperusahaan
3.
Biaya penarikan relatif kecil,
4.
Waktu penarikan relatif singkat
5.
Orientasi dan induksi tidak diperlukan
lagi
6.
Kestabilan karyawan semakin baik.
Kelemahan-kelemahan sumber internal:
1. Menghambat
masuknya ide
2. Kemungkinan
terjadi promosi atau mutasi yang dipaksakan.
3. Kebutuhan
akan program pengembangan manajemen
4. Persaingan
politis untuk mendapat promosi
5. Kemungkinan
menyebabkan turunnya semangat bagi mereka yang tidak dipromosikan.
b. Sumber eksternal
Sumber
eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatna yang lowong dilakukan
penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di luar perusahaan.
Kebaikan-kebaikan
sumber eksternal :
1.
Membuka kesempatan bagi pelamar yang
memenuhi syarat
2.
Membuka kesempatan memperoleh karyawan
yang terbaik dari yang terbaik
3.
Membuka masuknya ide-ide baru
4.
Dapat melakukan seleksi secara objektif.
5.
Lebih mudah dan cepat daripada melatih
profesional.
Kelemahan-kelemahan sumber eksternal:
1.
Pelamar tidak dikenal sehingga sulit
mendapatkan informasi yang benar dari pelamar.
2.
Tidak berpengalaman mengenai pekerjaan
atau organisasi
3.
Prestasi tenaga kerja yang ada bisa
berubah
4.
Dana besar
5.
Membutuhkan jangka waktu yang panjang
6.
Turnover cenderung meningkat
Sumber eksternal dapat dilakukan dengan cara, yaitu :
1.
Walk-ins
(lamaran yang masuk secara kebetulan)
Adalah dimana pelamar atau pencari kerja dimungkinkan
atau diperbolehkan mendatangi perusahaan untuk menyampaikan keinginannya
menjadi pegawai, dan write-in dilakukan melalui pengiriman surat
lamaran.
2.
Iklan (advertising)dapat digunakan
apabila membutuhkan tenaga kerja dalam jumlah yang banyak.
3.
Agen-agen penempatan tenaga kerja
4.
Lembaga-lembaga pendidikan
5.
Organisasi-organisasi karyawan (serikat
buruh)
6.
Leasing
7.
Nepotisme (penarikan anggota keluarga)
8.
Asosiasi Profesional (Kadin,Iwapi,Hipmi,
IAI)
9.
Operasi-operasi militer
10.
Open house
11.
Asosiasi profesional
3) Metode
Penarikan
Metode
penarikan calon karyawan baru adalah :
1.
Metode tertutup
Adalah ketika penarikan
hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja.
2.
Metode terbuka
Adalah ketika penarikan
diinformasiakn secara luas dengna memasang iklan pada media massa cetak maupun
elektronik, agar tersebar luas ke masyarkat.
4) Kendala-kendala
penarikan
Agar proses
penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang bersumber
dari organisasi, pelaksana penarikan, dan lingkungan eksternal. Kendala –
kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendalai itu
meliputi kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan
pekerjaan, kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan
eksternal.
B.
Tanggung
jawab organisasional
1.
Staf SDM dan manajer operasional
Keputusan perekrutan menentukan tidak hanya jenis dan jumlah
pelama, tetapi juga seberapa sulit dan berhasilnya usaha-usaha perekrutan
tersebut. Selama periode pengurangan perekrutan, menerapkan rencana jangka
panjang berarti juga menjaga hubungan dengan sumber-sumber perekrutan di luar
untuk memelihara penglihatan, selain memelihara jalur perekrutan karyawan dan
organisasi. Aktivitas ini memungkinkan manajemen mencocokkan aktivitas
perekrutan dengan rencana-rencana orgasional dan SDM.
2.
Keberadaan dan citra perekrutan
Keberadaan perekrutan dipandang sebagai sebuah pemberi kerja
dengan pekerjaan yang tersedia yang sedang mencari kandidat yang memenuhi
syarat, dapat menambah citra positif perekrutan.
Citra pengrekrutan satu
faktor yang berkaitan dengan perekrutan adalah gamabr sebuah citra positif dari
pemberi kerja. Merek pekerjaan (jabatan pekerjaan) dari oerganisasi dilihat
baik oleh karyawan dan orang luar adalah sesuatu yang sanat penting untuk
menarik perhatian para pelamar dan mempertahankan karyawan, yang juga dapat
menggambarkan organisasi secara positif atau negatif kepada orang lain. Citra
perekrutan dari sebuah industri dan pemberi kerja dapat secara signifikan
memengaruhi apakah individu akan mempertimbangkan perusahaan dan mengajukan
lamaran.
3.
Pekatihan para perekrut
Pelatihan dilakukan karena untuk mengetahui jenis –jenis
tindakan yang melanggar peraturan EEO dan bagaimana untuk bersikap sensitif
pada masalah keragaman para pelamar.
C.
Keputusan
perekrutan strategi
1.
Berbasis organisasi versus pengontrakan
2.
Kepegawaian tetap versus fleksibel
3.
Pertimbangan-pertimbangan EEO/keragaman
4.
Pilihan-pilihan sumber daya rekrut.
2. SELEKSI
Seleksi adalah
suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk
menjadi karyawan. Proses seleksi tergantung pada 3 bagian , yaitu:
1.
Analisa jabatan ( diskripsi jabatan,
sfesifikasi jabatan, standart prestasi karyawan yang diharapkan.)
2.
Rencana sumberdaya manusia yang akan
datang (program tenaga kerja, perluasan dimasa yang akan datang).
3.
Penariakn tenaga kerja, sehingga akan
menghasilkan sekelompok orang yang akan dipilih atau pelamar.
A.
Dasar
dan Tujuan Seleksi
1)
Dasar seleksi
Dasar seleksi
berarti penerimaan karyawan baru hendak berpedoman kepada dasar tertentu yang
telah digariskan oleh internal maupun eksternalperusahaan, supaya pelaksanaan
dan hasil seleksi dapat dipertanggung jawabkan baik secara hukum maupun
ekonomis.
Dasar –dasar itu
antara lain adalah :
1. Kebijakan perburuhan pemerintah
Seleksi
penerimaan karyawan baru harus berdasarkan dan berpedoman pada undang-undang
perburuhan pemerintah. Seleksi usia harus berdasarkan kepada undang-undang
tanggal 6 januari 1951 No 1 pasal 1 ayat 1b-1d dan pasal 4 ayat 1 dan pasal 7
ayat 1.Peraturan perburuhan melarang adanya diskriminasi kulit, agama, dab suku
bangsa.
2. Spesifikasi pekerjaan atau jabatan
Prinsip
spesifikasi jabatan “ penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat
dan penempatan orang yang tepat untuk jabatan yang tepat.” Atau “ the right man
on the right place and the right man behind the right gun”. Jadi, titik tolak
pemikiran seleksi hendaknya kepada apa yang akan dijabar/dikerjakan, baru siapa
yang akan menjabat atau mengerjakannya; bukan siapa baru apa. Jabatan atau
pekrjaan apa pun yang akan diisi hendaknya diseleksi berdasarkan atas
spesifikasi jabatan atau pekerjaan tersebut.
3. Ekonomis
Tindakan
ekonomis menjadi dasar pelaksanaan seleksi supaya biaya, waktu, dan pikiran
dimanfaatkan secara efektif sehingga hasil seleksi dapat dipertanggung
jawabkan. Mengadakan seleksi harus dengan cara yang paling efektif dangan biaya
serendah-rendahnya untuk mendapatkan karyawan yang sebaik-baiknya.
4. Etika sosial
Artinya,
memperhatikan norma-norma hukum, agama, kebudayaan, dan adat istiadat
masyarakat serta hukum yang berlaku di negara yang bersangkutan.
2)
Tujuan seleksi
Seleksi penerimaan
karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut :
1.
Karyawan yang qualified dan potensial
2.
Karyawan yang jujur dan berdisiplin
3.
Karyawan yang cakap dengan penempatan
yang tepat
4.
Karyawan yang terampil dan bersemangat
dalam bekerja
5.
Karyawan yang memenuhi persyaratan
undang-undang peburuhan
6.
Karyawan yang dapat bekerja sama baik
secara vertikal dan horizontal
7.
Karyawan yang dinamis dan kreatif
8.
Karyawan yang inovit dan bertanggung
jawab sepenuhnya
9.
Karyawan yang loyal dan berdedikasi
tinggi
10.
Mengurangi tingkat absensi dan turnover
karyawan.
11.
Karyawan yang mudah dikembangkan pada
masa depan
12.
Karyawan yang dapat bekerja secara
mandiri
13.
Karyawan yang mempunyai perilaku dan
budaya malu.
Setelah
kita ketahui secara jelas tujuan pelaksanaan keleksi, kegiatan selanjutnya
adalah cara, sistem, dan tahapan-tahapan seleksi yang akan dilakukan.
B.
Cara
Seleksi
1.
Non ilmiah
Adalah Seleksi
yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada standart atau sfesifikasi jabatan,
hanya didasarkan kepada prakiraan dan pengalaman.
Unsur-unsur yang
diseleksi, meliputi :
a.
Surat lamaran bermatrai atau tidak
b.
Ijazah sekolah dan daftar nilainya.
c.
Surat keterangan pekerjaan dan
pengalaman
d.
Referansi atau rekomondasi dari pihak
yang dapat dipercaya
e.
Wawancara langsung dengna pelamar
bersangkutan
f.
Penampilan dan keadaan fisik
g.
Keturunan dari pelamar bersangkutan
h.
Tulisan pelamar.
Seleksi non nominal kurang dapat dipertanggung
jawabkan karena sering memperoleh karyawan bar yang tidak cakap menyelesaikan
pekerjaannya, bahkan menimbulkan kesulitan-kesulitan bagi perusahaan.
2.
Ilmiah
Adalah
mengadakan analisis cermat tentang unsur yang akan diseleksi sehingga akan
diperoleh karyawan yang kompeten.
Metode-metode
ilmiah didasarkan pada :
a.
Metode karya yang jelas dan sistematis
b.
Berorientasi pada prestasi kerja
c.
Berorentasi pada kebutuhan rill karyawan
d.
Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu
sosial lainnya
e.
Berpedoman kepada undang-undang
perburuhan.
C.
Langkah
– Langkah Seleksi
Langkah
– langkah seleksi melipiti hal-hal sebagai berikut.
1. Seleksi surat lamaran
Meilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat
lamaran yang memenuhi syarat dan surat lamaran yang tidak memenuhi syarat.
2. Pengisian bianko lamaran
Formulir ini memuat rincian data yang komplet dari pelamar,
seperti orang tua, pengalaman kerja, dan gaji yang dimintakan. Formulir ini
digunakan sebagai salah satu alat referensi pelamar bersangkutan.
3. Pemeriksaan referensi
Meneliti siapa referansi pelamar, dipercaya atau tidak untuk
memberikan informasi mengenai sifat, perilaku, pengalaman kerja, dan hal-hal
lain yang dianggap penting dari pelamar.
4. Wawancara pendahuluan
Berarti tanya jawab dengan maksud memperoleh data atau
informasi lebih mendalam secara langsung dari pelamar.cara wawancara dikenal
denga cara unstructured interview ( wawancara secara bebas tanpa ada persiapan
pertanyaan yang akan ditanyakan), structured interview ( wawancara yang
pertannyaannya telah dipersiapkan sehingga wawancara lebih rendah dan cepat),
dan mixed interview ( kombinasi dari free interview dengan guided interview.
D.
Tes
Penerimaan.
Tes
penerimaan adalah proses untuk mencari data calon karyawan yang disesuaikan
dengan spesifikasi jabatan atau pekrjaan yang akan dijabat.
Bentuk-bentuk
tes penerimaan adalah :
1. Physical test
Yaitu suatu proses
untuk menguji kemampuan fisik pelamar misalnya pendengarn dan penglihatan.
2. Academic test
Yaitu proses menguji
kecakapan yang dimiliki pelamar sesuai dengan kebutuhan yang akan diisinya.
3. Phsyhological test
Yaitu proses menguji
tentang kecerdasan, bakat, prestsi, minat, dan kepribadian dai pelamar.
E.
Kendala
– Kendala Seleksi
Kendala seleksi
terjadi karena yang akan diselesaikan adalah manusia yang mempunyai pikiran,
dinamika, dan harga diri. Seleksi jauh lebih sulit dibandingkan memilih
mesin-mesin yang akan digunakan.
Kendala –
kendala itu, antara lain :
1. Tolak ukur
Adalah kesulitan untuk
menentukan standart ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi
secara objektif.
2. Penyeleksi
Adalah kesulitan
mendapatkan penyeleksi yang benar-benar qualified, jujur, dan objektif
penilaiannya.
3. Pelamar
Adalah kesulitan untuk
mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar.
